2. Traktowanie cyfryzacji procesów biznesowych jak projektu

Cyfrowa transformacja procesów biznesowych z natury rzeczy jest zjawiskiem ciągłym – nie można jej zatem traktować jak projektu. Z tego powodu rzadko sprawdza się tutaj podejście kaskadowe (z ang. waterfall model), w którym solidna analiza wymagań biznesowych pozwala zaprojektować docelowe rozwiązanie w sposób precyzyjnie określający pożądany efekt końcowy.

Tymczasem cyfryzacja dowolnego procesu oznacza stały dopływ informacji zwrotnej o jego funkcjonowaniu, a to pozwala go optymalizować, usprawniać, automatyzować. Dlatego w kontekście digitalizacji bardzo często mówi się o tzw. continous process improvement (z ang. stałym doskonaleniu procesów). Z definicji, digitalizacja jest więc procesem długotrwałym, w którym dużo ważniejsze, niż nastawianie się na sukces pojedynczego projektu, jest przystosowanie organizacji do zwinnego działania, w odpowiedzi na kolejne redefinicje strategii firmy.

3. Nieefektywna współpraca pomiędzy IT i biznesem

Umiejętna współpraca pomiędzy biznesem (który zna procesy wymagające digitalizacji) i działem IT (który wie, w jaki sposób technologicznie je wesprzeć) jest kluczowa dla sukcesu strategii cyfryzacji procesów. Dlatego zbudowanie płaszczyzny porozumienia oraz metody współpracy pomiędzy nimi powinno stanowić priorytet dla organizacji wkraczających na ścieżkę digitalizacji.

Polecamy w tym przypadku sięgnąć po metodykę DevOps, która zakłada stałą i bliską komunikację pomiędzy biznesem i IT oraz iteracyjną pracę w grupach zadaniowych. Potężnym ułatwieniem jest przy tym wykorzystanie przez takie grupy narzędzi do prototypowania rozwiązań. Dzięki nim, usprawnia się proces zbierania wymagań dla aplikacji i ułatwia departamentowi IT zrozumienie oczekiwań biznesu. Następnie biznes, upewniwszy się, że aplikacja działa zgodnie z ich potrzebami, może przekazać wymagania działowi IT. Przykładem takiego narzędzia jest WEBCON BPS Designer Desk, które w prosty sposób pozwala użytkownikom biznesowym samodzielnie przygotować i przetestować prototyp aplikacji – bez konieczności posiadania jakichkolwiek umiejętności programistycznych.

“Tak już jest, że przychodzi nam ludziom, łatwiej krytykować to, co możemy zobaczyć, niż projektować nowe rozwiązania. Ta zasada doskonale sprawdza się w przypadku projektów informatycznych, gdzie możliwość zaprezentowania prototypu na jak najwcześniejszym etapie, pozwala szybko wychwycić niejasności, określić obszary wymagające sprecyzowania i uniknąć chwiejnego, bo opartego na błędnych założeniach, konsensusu” – mówi Wróbel. “Jeśli dysponujemy przy tym narzędziem, które pozwala biznesowi stworzyć i przetestować prototyp, zanim jeszcze zaangażuje się dział IT, to jesteśmy w stanie znacznie obniżyć koszty projektów i wyraźnie przyspieszyć ich realizację. Na koniec dnia, największą korzyścią jest jednak to, że zaangażowani w ten sposób menedżerowie odpowiedzialni za biznes, zaczynają myśleć procesowo i szukać sposobów na dalszą optymalizację działań, a to skokowo podnosi efektywność i jakość działań firmy.”